Nội Dung
Khi đọc một giấy tờ của Nhật Bản, bạn có thể bắt gặp cách ghi ngày tháng như 平成30年 hoặc 令和8年 thay vì năm 2018 hay 2026 quen thuộc. Đây không phải lỗi đánh máy mà là cách ghi năm theo niên hiệu Nhật Bản, một hệ thống lịch vẫn được sử dụng trong nhiều loại giấy tờ và văn bản hành chính.
Điều thú vị là chỉ riêng năm 2019 đã có hai niên hiệu khác nhau: Heisei và Reiwa. Nếu không chú ý đến ngày, tháng và thời điểm chuyển giao, người đọc có thể quy đổi sai năm trong hồ sơ.
Với nhu cầu dịch thuật hồ sơ xin visa định cư tiếng Nhật tại Nghệ An, hiểu cách đọc niên hiệu sẽ giúp việc kiểm tra giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, bằng cấp và những tài liệu liên quan trở nên chính xác hơn. Đây cũng là ví dụ cho thấy dịch thuật hồ sơ không đơn thuần là thay từ ngữ mà còn cần hiểu cách ghi ngày tháng của quốc gia phát hành tài liệu.
Niên hiệu trong tiếng Nhật được gọi là gengō (元号), dùng để xác định năm theo một thời kỳ lịch sử gắn với triều đại của Thiên hoàng.
Ba niên hiệu mà người dịch hồ sơ hiện nay thường gặp là:
Những mốc thời gian này được ghi nhận trong tài liệu lịch sử của Cục In ấn Quốc gia Nhật Bản – National Printing Bureau và thông tin chính thức của Nội các Nhật Bản về niên hiệu.
Mỗi niên hiệu có cách đếm năm bắt đầu từ năm thứ nhất. Trong thực tế, năm đầu tiên thường được ghi bằng chữ 元年 (gannen), thay vì 一年 (ichinen).
Ví dụ:
| Cách ghi trong tiếng Nhật | Cách đọc | Năm dương lịch |
|---|---|---|
| 昭和60年 | Shōwa 60 | 1985 |
| 平成30年 | Heisei 30 | 2018 |
| 令和元年 | Reiwa gannen | 2019 |
| 令和8年 | Reiwa 8 | 2026 |
Fact 1: Theo Luật Niên hiệu của Nhật Bản, niên hiệu chỉ thay đổi khi có sự kế vị ngai vàng. Quy tắc này được quy định tại Luật Niên hiệu và công bố trên trang chính thức của Nội các Nhật Bản.
Fact 2: Tên Reiwa được lấy từ Manyoshu, tuyển tập thơ cổ được xem là lâu đời nhất của Nhật Bản, có niên đại hơn 1.200 năm. Thông tin này được nêu trong tuyên bố chính thức của Thủ tướng Nhật Bản khi công bố niên hiệu mới vào ngày 1/4/2019. Bạn có thể đọc thêm tại trang của Thủ tướng Nhật Bản về việc công bố Reiwa.
Đây là hai năm chuyển giao niên hiệu, vì vậy không thể chỉ nhìn vào năm dương lịch để kết luận một tài liệu thuộc niên hiệu nào.
Ngày 7/1/1989 là ngày cuối cùng của thời kỳ Showa. Từ ngày 8/1/1989, niên hiệu Heisei bắt đầu được sử dụng.
Vì vậy, hai ngày liên tiếp có cách ghi khác nhau:
Nếu chỉ thấy số năm 1989 trên một tài liệu mà bỏ qua ngày và tháng, người dịch có thể lựa chọn nhầm niên hiệu.
Tương tự, Heisei kết thúc vào ngày 30/4/2019 và Reiwa bắt đầu từ ngày 1/5/2019.
| Ngày ghi theo niên hiệu | Ngày dương lịch |
|---|---|
| 平成31年4月30日 | 30/04/2019 |
| 令和元年5月1日 | 01/05/2019 |
Fact 3: Năm 2019 vừa có Heisei 31 vừa có Reiwa 1. Nguyên nhân là hai niên hiệu đổi vào những thời điểm cụ thể trong năm chứ không nhất thiết bắt đầu vào ngày 1/1. Mốc chuyển giao được xác nhận trong tài liệu của Nội các Nhật Bản.
Điều này đặc biệt quan trọng khi dịch các giấy tờ được cấp gần thời điểm chuyển giao, chẳng hạn văn bản hành chính, giấy chứng nhận hoặc tài liệu ghi ngày đăng ký.
Quy đổi niên hiệu có vẻ đơn giản khi biết năm bắt đầu của từng thời kỳ. Tuy nhiên, với tài liệu hành chính, người dịch cần kiểm tra cả ngày tháng chứ không nên chỉ áp dụng một phép tính cho tất cả trường hợp.
Trước khi chuyển từ niên hiệu sang năm dương lịch, cần xác định chính xác ký hiệu niên hiệu, số năm, tháng và ngày được ghi trên tài liệu.
Ví dụ, năm 2019 có cả Heisei 31 và Reiwa 1. Nếu tài liệu ghi 平成31年4月30日, không thể đổi thành Reiwa 1 chỉ vì cả hai cùng thuộc năm dương lịch 2019.
Khi dịch giấy tờ hành chính, việc thể hiện ngày tháng phải bảo đảm người đọc đối chiếu được với tài liệu gốc.
Tùy yêu cầu của cơ quan tiếp nhận, ngày tháng có thể được giữ theo niên hiệu hoặc chuyển sang định dạng dương lịch. Không nên tự ý thay đổi cách ghi khi chưa xác định rõ yêu cầu.
Một bộ hồ sơ có thể bao gồm giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy xác nhận công việc hoặc những tài liệu được lập cách nhau nhiều năm.
Nếu ngày tháng trong mỗi tài liệu sử dụng hệ thống ghi năm khác nhau, cần kiểm tra để bảo đảm các thông tin được hiểu chính xác. Đây cũng là lý do nên đối chiếu toàn bộ bộ hồ sơ thay vì chỉ rà soát từng bản dịch riêng lẻ.
Tài liệu cần dịch phụ thuộc vào mục đích sang Nhật và tư cách lưu trú của người nộp. Các nhóm dưới đây chỉ mang tính tham khảo, không phải danh sách bắt buộc áp dụng cho tất cả trường hợp.
Có thể bao gồm hộ chiếu, giấy khai sinh, căn cước công dân và các tài liệu liên quan đến thông tin cá nhân.
Những chi tiết như họ tên, ngày sinh, địa danh và số giấy tờ cần được kiểm tra cẩn thận. Nếu tài liệu có niên hiệu, nên xác định chính xác ngày dương lịch trước khi đối chiếu với những giấy tờ khác.
Tùy trường hợp, người nộp có thể cần giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh của con hoặc những tài liệu chứng minh quan hệ gia đình.
Với nhóm hồ sơ này, ngày đăng ký, họ tên của những người liên quan và tên cơ quan cấp giấy cần được thể hiện đúng với tài liệu gốc.
Bằng tốt nghiệp, bảng điểm, chứng chỉ chuyên môn hoặc giấy xác nhận công tác có thể phát sinh nếu thủ tục yêu cầu chứng minh trình độ hoặc quá trình làm việc.
Người dịch cần giữ chính xác tên văn bằng, chuyên ngành, kết quả học tập và các dữ liệu khác. Không nên tự quy đổi điểm số hoặc diễn giải chức danh khi chưa có căn cứ.
Một số hồ sơ có thể cần giấy tờ liên quan đến người bảo lãnh, tài chính hoặc các điều kiện khác theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Trước khi dịch, hãy xác định đúng loại visa hoặc tư cách lưu trú và kiểm tra hướng dẫn chính thức của Bộ Ngoại giao Nhật Bản về thủ tục visa. Cách chuẩn bị giấy tờ của mỗi trường hợp có thể khác nhau.
Đây là lỗi dễ mắc nhất khi xử lý tài liệu có ngày tháng thuộc năm 1989 hoặc 2019. Cần xác định chính xác ngày, tháng để lựa chọn đúng niên hiệu.
Không nên tự đổi sang một định dạng khác nếu chưa biết yêu cầu của nơi tiếp nhận. Khi cần quy đổi, hãy kiểm tra ngày tháng và đối chiếu với nguồn đáng tin cậy.
Nếu chỉ chú ý đến số năm mà không đọc phần chữ như 昭和, 平成 hoặc 令和, người dịch có thể hiểu sai thời kỳ mà tài liệu đề cập.
Những tài liệu cùng đề cập đến một người hoặc một sự kiện cần được đối chiếu với nhau. Việc này giúp phát hiện các điểm chưa thống nhất về tên riêng, ngày tháng và dữ liệu nhận dạng trước khi hoàn thiện hồ sơ.
Nếu đang chuẩn bị giấy tờ tại Nghệ An, bạn có thể thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Xác định mục đích sang Nhật và loại thủ tục cần thực hiện.
Bước 2: Tập hợp giấy tờ gốc theo danh mục của cơ quan tiếp nhận.
Bước 3: Kiểm tra những tài liệu cần dịch và xác định yêu cầu về hình thức bản dịch.
Bước 4: Dịch thuật, chú ý cách ghi niên hiệu, tên riêng, ngày tháng và các thuật ngữ hành chính.
Bước 5: Đối chiếu toàn bộ hồ sơ trước khi nộp để phát hiện những thông tin chưa thống nhất.
Đối với hình thức bản dịch cần công chứng, Phiên Dịch Quốc Tế có bài Dịch thuật công chứng online không cần bản gốc tại TP. Hồ Chí Minh.
Reiwa, Heisei và Showa là ba niên hiệu quan trọng cần nhận diện khi đọc giấy tờ Nhật Bản. Đặc biệt, năm 1989 và 2019 có sự chuyển giao giữa hai thời kỳ, nên việc quy đổi ngày tháng cần dựa trên cả ngày, tháng và niên hiệu chứ không chỉ riêng năm dương lịch.
Với nhu cầu dịch thuật hồ sơ xin visa định cư tiếng Nhật tại Nghệ An, bạn nên xác định đúng loại thủ tục, tập hợp giấy tờ và kiểm tra thông tin trên tài liệu gốc trước khi dịch. Việc xử lý chính xác các mốc thời gian sẽ giúp bản dịch rõ ràng và thuận tiện hơn khi đối chiếu hồ sơ.
Bạn đang chuẩn bị giấy tờ sang Nhật Bản? Hãy bắt đầu bằng việc kiểm tra danh mục giấy tờ cần nộp và rà soát những ngày tháng được ghi theo niên hiệu. Nếu cần dịch thuật công chứng, hãy xác định yêu cầu của cơ quan tiếp nhận trước khi hoàn thiện hồ sơ.