Nội Dung
Ở Việt Nam, chữ ký thường là cách quen thuộc để xác nhận một văn bản. Nhưng tại Nhật Bản, bạn có thể bắt gặp một hình ảnh khá đặc biệt: con dấu nhỏ màu đỏ xuất hiện trên biểu mẫu hành chính, giấy tờ doanh nghiệp hoặc tài liệu giao dịch.
Con dấu này thường được gọi là Hanko (判子), một nét văn hóa gắn liền với đời sống và hoạt động kinh doanh của người Nhật. Dù chữ ký điện tử và các quy trình không dùng giấy đang ngày càng phổ biến, con dấu vẫn có vai trò trong một số thủ tục và giao dịch nhất định.
Điều này cũng mang đến một lưu ý thú vị cho người chuẩn bị hồ sơ tiếng Nhật: khi dịch giấy tờ có con dấu, không chỉ phần văn bản chính mà cả tên người, tên tổ chức và những thông tin liên quan đến dấu xác nhận đều cần được xem xét cẩn thận.
Với nhu cầu dịch thuật hồ sơ xin visa định cư tiếng Nhật tại Long An, hiểu rõ cách sử dụng con dấu tại Nhật Bản sẽ giúp bạn chuẩn bị giấy tờ có hệ thống hơn và tránh nhầm lẫn giữa dịch thuật, xác nhận tài liệu và các thủ tục pháp lý khác.
Hanko là con dấu được khắc tên hoặc thông tin nhận diện trên bề mặt. Khi chấm vào mực và đóng lên giấy, con dấu tạo ra dấu in dùng để xác nhận hoặc thể hiện sự chấp thuận trong những tình huống phù hợp.
Trong tiếng Nhật, bạn cũng có thể gặp thuật ngữ Inkan (印鑑). Hai từ này thường được sử dụng gần như đồng nghĩa trong giao tiếp thông thường, mặc dù trong một số ngữ cảnh, Inkan có thể chỉ dấu in được tạo ra từ con dấu.
Theo tài liệu giải thích về Inkan của NARO, dấu in có thể thể hiện danh tính, trách nhiệm hoặc thẩm quyền của cá nhân và tổ chức. Tùy mục đích sử dụng, Nhật Bản có các loại con dấu với chức năng khác nhau.
Jitsuin (実印) là con dấu cá nhân được đăng ký với chính quyền địa phương theo thủ tục áp dụng. Loại dấu này thường gắn với những giao dịch hoặc giấy tờ có yêu cầu xác nhận danh tính và trách nhiệm ở mức độ cao hơn.
Chẳng hạn, một số giao dịch liên quan đến bất động sản, phương tiện hoặc tài liệu pháp lý có thể yêu cầu con dấu đã đăng ký và giấy chứng nhận dấu tương ứng.
Ginkōin (銀行印) là con dấu được đăng ký với ngân hàng hoặc tổ chức tài chính để phục vụ những thủ tục liên quan đến tài khoản.
Không phải mọi ngân hàng đều có cách thức xác thực giống nhau. Một số tổ chức chấp nhận chữ ký hoặc phương thức xác minh điện tử thay cho con dấu trong những trường hợp phù hợp.
Mitomein (認印) thường được dùng cho những việc xác nhận thông thường, chẳng hạn xác nhận đã nhận tài liệu hoặc một số biểu mẫu nội bộ.
Loại dấu này thường không có cùng mức độ trang trọng với Jitsuin đã đăng ký. Vì vậy, không nên xem mọi dấu in trên giấy tờ Nhật Bản đều có ý nghĩa pháp lý giống nhau.
Fact: Theo NARO, con dấu dùng để xác nhận việc tiếp nhận hoặc phê duyệt là một loại thường gặp trong đời sống hằng ngày; con dấu ngân hàng và con dấu cá nhân đã đăng ký có chức năng riêng. Nói cách khác, ý nghĩa của con dấu phụ thuộc vào loại dấu và thủ tục sử dụng, chứ không chỉ nằm ở hình dạng hoặc màu mực.
Con dấu đã gắn với hệ thống giấy tờ và hoạt động hành chính tại Nhật Bản trong thời gian dài. Trong một số doanh nghiệp, dấu xác nhận còn được sử dụng để ghi nhận việc tài liệu đã được xem xét, phê duyệt hoặc chuyển qua một bước trong quy trình nội bộ.
Điều này giúp giải thích vì sao Hanko vẫn xuất hiện trong một số biểu mẫu và tài liệu, ngay cả khi người sử dụng đã quen với máy tính và các công cụ làm việc trực tuyến.
Một điểm quan trọng của Jitsuin là con dấu được đăng ký với cơ quan địa phương. Trong những giao dịch thuộc phạm vi áp dụng, giấy chứng nhận dấu có thể được sử dụng để đối chiếu dấu in với thông tin đăng ký.
Fact: Hệ thống con dấu cá nhân đã đăng ký không đơn thuần dựa vào việc một người sở hữu một chiếc dấu. Giá trị xác minh còn nằm ở việc dấu in đó được liên kết với thông tin đăng ký tương ứng. Đây là lý do Jitsuin có ý nghĩa khác với con dấu thông thường dùng để xác nhận đã nhận giấy tờ.
Bạn có thể tham khảo bài viết “Hanko” and “Inkan”: Japanese Stamps and Personal Seals trên Nippon.com để hiểu thêm về nguồn gốc, các loại con dấu và vai trò của chúng trong đời sống Nhật Bản.
Dù Hanko vẫn quen thuộc trong nhiều bối cảnh, không nên hiểu rằng mọi giấy tờ tại Nhật Bản đều phải đóng dấu.
Cục Sáng chế Nhật Bản thông báo rằng từ ngày 1/1/2022, cơ quan này đã bãi bỏ yêu cầu sử dụng con dấu đối với nhiều loại tài liệu thủ tục và tài liệu chứng minh nộp cho cơ quan, ngoại trừ một số thủ tục nhất định vẫn giữ yêu cầu về con dấu. Thông tin được nêu trong hướng dẫn chính thức về thay đổi thủ tục xác nhận chữ ký.
Xu hướng này cho thấy Nhật Bản đang điều chỉnh quy trình hành chính theo hướng linh hoạt hơn. Việc một tài liệu có cần đóng dấu hay không vẫn phụ thuộc vào loại giấy tờ, cơ quan tiếp nhận và quy định áp dụng.
Hanko không chỉ là một chi tiết văn hóa. Khi xuất hiện trên giấy tờ hành chính hoặc tài liệu doanh nghiệp, dấu in có thể chứa thông tin cần được xem xét trong quá trình dịch thuật.
Bề mặt con dấu có thể chứa họ tên, tên công ty hoặc ký tự tiếng Nhật được khắc theo bố cục đặc biệt. Một số dấu có chữ nhỏ, ký tự cách điệu hoặc nét in chồng lên nhau, khiến việc đọc thông tin không phải lúc nào cũng dễ dàng.
Khi dịch, cần xem xét nội dung dấu trong mối liên hệ với tài liệu. Nếu phần chữ có thể đọc được và có ý nghĩa đối với việc nhận diện giấy tờ, thông tin cần được xử lý phù hợp với yêu cầu bản dịch. Nếu dấu quá mờ hoặc không thể xác định chính xác nội dung, không nên tự suy đoán tên hoặc ý nghĩa của dấu.
Một tài liệu có dấu đỏ của cơ quan hoặc tổ chức không mặc nhiên đồng nghĩa với việc tài liệu đó đã được hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng ở nước ngoài.
Dịch thuật là quá trình chuyển nội dung từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác. Trong khi đó, chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự là những thủ tục riêng liên quan đến việc xác nhận con dấu, chữ ký và chức danh theo quy định.
Nếu hồ sơ cần dùng ở nước ngoài, bạn nên kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận trước khi thực hiện các thủ tục bổ sung. Có thể tham khảo thêm thông tin về dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự trên Dịch Thuật Châu Á. Hai thủ tục này không đồng nghĩa với việc dịch thuật hoặc xác nhận nội dung của con dấu.
Tùy mục đích nhập cảnh và tư cách lưu trú, người chuẩn bị hồ sơ có thể cần dịch những nhóm giấy tờ khác nhau. Các nhóm dưới đây chỉ mang tính tham khảo, không phải danh sách bắt buộc cho tất cả trường hợp.
Có thể bao gồm hộ chiếu, giấy khai sinh, căn cước công dân và các tài liệu khác dùng để xác minh thông tin cá nhân.
Họ tên, ngày sinh, địa danh và số giấy tờ cần được đối chiếu cẩn thận. Nếu một người xuất hiện trong nhiều tài liệu, cần rà soát sự thống nhất của thông tin nhận dạng trên toàn bộ hồ sơ.
Tùy trường hợp, tài liệu có thể gồm giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh của con hoặc các giấy tờ khác chứng minh quan hệ gia đình.
Người dịch cần kiểm tra họ tên của những người liên quan, ngày đăng ký, tên cơ quan cấp và các ghi chú bổ sung nếu có. Không tự sửa thông tin trên bản dịch chỉ để làm cho các giấy tờ trông giống nhau hơn khi bản gốc chưa thống nhất.
Bằng tốt nghiệp, bảng điểm, chứng chỉ nghề nghiệp, giấy xác nhận công tác hoặc giấy tờ liên quan đến người bảo lãnh có thể phát sinh tùy từng diện lưu trú.
Ngoài ra, một số thủ tục có thể yêu cầu tài liệu tài chính hoặc giấy tờ bổ sung từ cơ quan, tổ chức liên quan. Hãy dựa vào danh mục chính thức để xác định tài liệu nào cần dịch, ngôn ngữ được chấp nhận và hình thức bản dịch cần nộp.
Bạn có thể kiểm tra hướng dẫn visa của Bộ Ngoại giao Nhật Bản để xác định yêu cầu theo mục đích nhập cảnh và trường hợp cụ thể.
Thứ nhất, kiểm tra thông tin trên dấu cùng với nội dung chính. Không nên chỉ dịch phần văn bản mà bỏ qua dấu xác nhận, ghi chú hoặc các thông tin liên quan đến việc nhận diện tài liệu.
Thứ hai, bảo đảm tên riêng và tên tổ chức nhất quán. Nếu con dấu có tên người hoặc tên doanh nghiệp, hãy đối chiếu với phần nội dung, giấy tờ nhận dạng và thông tin liên quan để tránh nhầm lẫn.
Thứ ba, xác định đúng hình thức bản dịch cần nộp. Không phải mọi hồ sơ đều yêu cầu cùng một hình thức công chứng hoặc chứng thực. Bạn nên kiểm tra trước xem có cần bản dịch được chứng thực, bản gốc hoặc tài liệu bổ sung hay không.
Để tìm hiểu thêm về yêu cầu đối với bản gốc trong một số trường hợp dịch thuật công chứng, bạn có thể đọc bài Dịch thuật công chứng online không cần bản gốc tại TP. Hồ Chí Minh. Nội dung bài viết lưu ý rằng cơ quan tiếp nhận vẫn có thể yêu cầu bản gốc để đối chiếu, nên cần xác minh yêu cầu thực tế trước khi chuẩn bị hồ sơ.