Nội Dung
Khi chuẩn bị hồ sơ sang Nhật Bản sinh sống lâu dài, nhiều người thường chú ý đến giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn hay giấy tờ chứng minh công việc mà ít để ý đến một chi tiết nhỏ: ngày tháng trong tài liệu tiếng Nhật có thể được ghi theo niên hiệu thay vì năm dương lịch quen thuộc.
Chẳng hạn, năm 2026 có thể được viết là 令和8年 (Reiwa 8), trong khi một giấy tờ lập năm 2018 có thể sử dụng 平成30年 (Heisei 30). Nếu chưa quen với cách ghi này, người đọc rất dễ nhầm năm hoặc chuyển đổi sai ngày tháng khi chuẩn bị hồ sơ.
Với nhu cầu dịch thuật hồ sơ xin visa định cư tiếng Nhật tại Kiên Giang, việc hiểu cách ghi ngày tháng của Nhật Bản giúp quá trình đối chiếu giấy tờ thuận lợi hơn. Đây cũng là một trong những chi tiết người dịch cần quan tâm để bản dịch giữ đúng nội dung và phù hợp với yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Tùy mục đích nhập cảnh và tư cách lưu trú, hồ sơ có thể bao gồm nhiều nhóm tài liệu khác nhau. Một số giấy tờ thường phát sinh nhu cầu dịch thuật gồm:
Danh sách trên chỉ mang tính tham khảo, không phải bộ hồ sơ bắt buộc cho tất cả trường hợp. Cụm từ “visa định cư” thường được dùng theo cách gọi phổ thông; trên thực tế, người nộp cần xác định đúng loại visa và tư cách lưu trú phù hợp với mục đích sang Nhật.
Niên hiệu, tiếng Nhật là 元号 (gengō), là cách gọi năm gắn với một thời kỳ trị vì của Thiên hoàng. Hệ thống ghi năm này được sử dụng song song với năm dương lịch trong nhiều bối cảnh tại Nhật Bản.
Ví dụ, người đọc có thể gặp những cách ghi như:
Fact 1: Theo Luật Niên hiệu của Nhật Bản, niên hiệu được xác định bằng sắc lệnh và chỉ thay đổi khi có sự kế vị ngai vàng. Vì vậy, niên hiệu không đơn thuần là một cách viết khác của năm dương lịch mà còn gắn với hệ thống lịch sử và thể chế của Nhật Bản. Bạn có thể xem thông tin tại trang chính thức của Nội các Nhật Bản về niên hiệu.
Đây là điểm đặc biệt cần lưu ý khi xử lý hồ sơ cũ.
Niên hiệu Heisei kết thúc vào ngày 30/4/2019, và Reiwa bắt đầu từ ngày 1/5/2019. Vì vậy, các tài liệu lập trong năm 2019 có thể sử dụng hai niên hiệu khác nhau tùy thời điểm ban hành.
Fact 2: Hai ngày liên tiếp có thể được ghi theo hai niên hiệu:
| Ngày ghi theo niên hiệu | Ngày dương lịch |
|---|---|
| 平成31年4月30日 | 30/04/2019 |
| 令和元年5月1日 | 01/05/2019 |
Đây là lý do không nên chuyển đổi năm chỉ bằng cách cộng hoặc trừ một con số mà bỏ qua ngày, tháng và thời điểm thay đổi niên hiệu. Mốc chuyển đổi chính thức được công bố trong tài liệu của Nội các Nhật Bản.
Khi đọc giấy tờ tiếng Nhật, bạn có thể gặp những cách thể hiện như 令和8年, 平成30年 hoặc 令和元年. Trong đó, 元年 (gannen) được sử dụng để chỉ năm đầu tiên của một niên hiệu.
Fact 3: Năm 2026 tương ứng với 令和8年 (Reiwa 8), theo bảng đối chiếu niên hiệu và năm dương lịch do Thượng viện Nhật Bản công bố. Có thể tra cứu thêm tại bảng đối chiếu niên hiệu và dương lịch.
Một chi tiết thú vị khác là tên Reiwa được lấy từ Manyoshu, tuyển tập thơ cổ nổi tiếng của Nhật Bản. Theo lời giải thích chính thức, tên gọi này gắn với ý tưởng con người cùng hướng về cái đẹp để văn hóa được sinh sôi và phát triển. Đây là ví dụ cho thấy niên hiệu không chỉ có vai trò ghi năm tháng mà còn mang ý nghĩa lịch sử và văn hóa.
Việc nhận diện niên hiệu chỉ là bước đầu. Khi xử lý hồ sơ hành chính, người dịch còn cần đảm bảo ngày tháng chính xác, nhất quán và không làm thay đổi thông tin của tài liệu gốc.
Chẳng hạn, 平成30年 tương ứng với năm 2018, còn 令和8年 tương ứng với năm 2026. Nếu nhầm tên niên hiệu, toàn bộ năm được thể hiện trong bản dịch có thể sai lệch.
Vì vậy, người dịch cần xác định niên hiệu, năm, tháng và ngày trước khi thể hiện lại thông tin bằng tiếng Việt hoặc tiếng Nhật.
Một số tài liệu tiếng Nhật sử dụng thứ tự năm – tháng – ngày, chẳng hạn 2026年10月12日. Trong khi đó, người Việt thường quen với cách ghi ngày/tháng/năm.
Khi dịch hồ sơ, cần thể hiện ngày tháng theo yêu cầu của bên tiếp nhận và bảo toàn chính xác thời điểm được ghi trong bản gốc. Không nên tự ý quy đổi sang niên hiệu hoặc thay đổi định dạng theo suy đoán khi chưa có hướng dẫn cụ thể.
Một người có thể xuất hiện trong giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, hộ chiếu và giấy tờ công việc. Những tài liệu này có thể được lập vào các thời điểm khác nhau và sử dụng cách ghi ngày tháng khác nhau.
Việc kiểm tra chéo giúp phát hiện sớm những điểm chưa thống nhất trước khi hoàn thiện bộ hồ sơ. Với giấy tờ có chữ viết tay, dấu hoặc nội dung khó đọc, cần xác minh thông tin thay vì tự suy đoán.
Nếu đang chuẩn bị giấy tờ tại Kiên Giang, bạn nên xác định mục đích sử dụng trước khi yêu cầu dịch thuật. Hồ sơ phục vụ đoàn tụ gia đình, làm việc hoặc học tập có thể có thành phần và yêu cầu khác nhau.
Họ tên, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ và số giấy tờ cần được đối chiếu kỹ với bản gốc. Nếu các tài liệu sử dụng những định dạng ngày tháng khác nhau, cần kiểm tra để xác định chúng có thực sự chỉ cùng một thời điểm hay không.
Không phải mọi hồ sơ đều yêu cầu cùng một hình thức dịch thuật công chứng hoặc chứng thực. Bạn nên kiểm tra hướng dẫn của đơn vị tiếp nhận về ngôn ngữ, số lượng bản, yêu cầu đối với bản gốc và thủ tục bổ sung nếu có.
Phiên Dịch Quốc Tế cũng có bài viết tham khảo về dịch thuật công chứng và những lưu ý khi sử dụng bản sao hoặc bản scan. Tuy nhiên, việc có cần xuất trình bản gốc hay không vẫn phải được xác định theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ cụ thể.
Sau khi hoàn thành bản dịch, hãy kiểm tra lại thông tin ngày tháng, số giấy tờ và tên riêng trên từng tài liệu. Nếu hồ sơ có nhiều giấy tờ lập trong các giai đoạn khác nhau của Nhật Bản, việc kiểm tra niên hiệu sẽ giúp hạn chế nhầm lẫn giữa năm dương lịch và năm theo niên hiệu.
Nếu bộ hồ sơ có thêm bằng cấp hoặc học bạ, bạn có thể xem nội dung tham khảo về dịch bằng tốt nghiệp phổ thông trung học sang tiếng Nhật để tìm hiểu thêm về việc xử lý giấy tờ học vấn.